1、明确需求：在开始寻找报价之前，明确您的需求，这包括年会的规模（人数）、主题、预算、日期、地点等关键信息，这些信息将有助于策划公司更好地理解您的需求并提供准确的报价。

2、搜索本地策划公司：通过搜索引擎或社交媒体平台，搜索海门地区的年会策划公司，您还可以询问朋友或同事是否有过类似的经验，并推荐一些可靠的策划公司。

3、联系策划公司：通过电话、电子邮件或公司的网站与这些公司联系，并询问他们是否提供年会策划服务，向他们提供您的需求和预算等信息，并询问他们是否可以提供详细的报价和案例。

4、比较报价：收到多家公司的报价后，比较他们的服务内容、价格、经验和口碑等因素，确保您选择的策划公司能够满足您的需求，并在预算范围内提供高质量的服务。

5、参考在线平台：除了直接联系策划公司外，您还可以参考一些在线平台，如美团、大众点评等，这些平台上有许多用户对不同策划公司的评价和推荐，可以帮助您做出决策。

与策划公司沟通时，要确保清晰明确地表达您的需求和期望，以便他们能够为您提供最准确、最符合您需求的报价和方案，也要注意合同条款和支付方式等细节问题，确保您的利益得到保障。

步骤仅供参考，具体操作可能因地区和公司而异，希望这些信息对您有所帮助！